Préparez votre salon avec nous pour faire de votre participation un succès

Pour optimiser le retour sur investissement de votre participation, demandez conseil à nos équipes. Fortes de leur expérience dans l’organisation de salons professionnels ou grand public, elles sont là pour vous conseiller et vous accompagner.

Quels sont vos objectifs  pour ce salon, sont-ils clairs et mesurables ?  Que voulez-vous mettre en avant ? Comment animer votre stand, en faire un espace d’accueil et de communication ?  Quelle organisation avant, pendant et après le  salon ? Autant de questions essentielles pour une bonne préparation. Laissez-vous guider.

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Votre préparation en 4 étapes

1. Définissez vos objectifs, vos cibles et vos indicateurs de réussite
2. Etablissez votre Plan de Communication avant, pendant,  après
3. Gérez votre salon en mode projet
4. Budgétez, optimisez, mesurez

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Nos conseils pour un salon réussi

Votre stand sur un salon, accompagné d’une promotion efficace, est un formidable outil marketing,  le plus percutant, le plus souple et le plus rentable qui soit. A condition de bien le préparer, l’animer et l’exploiter. 4 conseils pour vous y aider

1. Définissez vos objectifs, vos cibles et vos indicateurs de réussite

Exposer sur un salon renommé est un acte fort de la politique communication, marketing et commerciale de votre entreprise. C’est elle qui doit guider votre action, et vous permettre de vous poser les bonnes questions pour optimiser votre retour si investissement.

• Quel objectifs prioritaires visez-vous sur ce salon ? Quel est votre objectif N°1 ?

Vous devez d’abord fixer soigneusement le ou les objectifs stratégiques  de votre participation au salon, et déterminer votre ou vos priorités pour ne pas vous disperser : développer votre notoriété?  promouvoir votre marque ? lancer de nouveaux produits? vous positionner sur de nouveaux marchés ?  fidéliser vos clients ? prospecter?  Attention, votre ou vos objectifs doivent être précis et mesurables

• Quelles sont vos cibles sur ce salon ?

Et d’abord qui inviter ? des clients, des prospects, des leaders d’opinion, des responsables des achats, des prescripteurs ? Envoyer des invitations vous donne l’opportunité de  rencontrer  en face à face  vos clients, mais aussi des prospects difficilement accessibles, et s’avère un des  moyens les plus directs et le plus efficaces pour augmenter les résultats sur un salon.

Vous devez également identifier les exposants ou visiteurs à rencontrer sur place : institutionnels, journalistes, institutionnels, partenaires potentiels, visiteurs porteurs de projets. En tant qu’exposant, vous avez accès à la liste des visiteurs et exposants inscrits et à leurs profils. Une plateforme de mise en relation est à votre disposition sur tous les salons Reed.

• Quels sont vos indicateurs de réussite ?

Se fixer des indicateurs de performance précis et chiffrés est la meilleure méthode pour atteindre vos objectifs et vous permettre de mesurer le retour sur investissement (ROI) de votre participation au salon.

2. Etablissez votre Plan de Communication avant, pendant et après

Avant le salon

C’est l’étape clé qui conditionne la réussite de votre salon, puisque l’impact de votre participation et l’affluence sur votre stand en dépendent.

• Communiquez votre présence sur le salon

Vous devez organiser et planifier l’envoi des invitations à vos publics cible et la promotion de l’événement : information sur votre site web, publicité et bannière sur le site du salon.  N’oubliez pas les relations presse. Un dossier de presse de qualité mettant en avant vos innovations et vos produits retiendra l’attention des  journalistes.

Chaque exposition Reed vous propose des outils promotionnels  pointus pour générer  du trafic et accroître l’affluence sur votre stand. Vous accéderez également à un site internet dédié à votre secteur d’activité pour accroître votre présence dans les réseaux professionnels et d’étendre votre champ d’action commercial avant, pendant et après le salon.

• Assurez la visibilité et la promotion de votre marque

Orchestrez la promotion votre marque sur le salon : publicité dans le guide de visite ou le catalogue,  logo sur les plans d’orientation, interventions et conférences dans les différents rendez-vous du salon (ateliers, démonstrations, conférences, petits déjeuners). N’oubliez pas de vous inscrire aux rendez-vous d’affaires.

Reed met à votre disposition des opérations uniques de sponsoring pour rendre votre présence sur le salon plus visible.

• Préparez votre stand et votre show

Quel stand, et quelles animations pour votre stand en fonction de votre budget et de vos objectifs sur le salon : démonstrations, concours, cocktail…Dans la mesure du possible, pensez à inviter sur votre stand des célébrités ou des personnes connues de vos marchés et à organiser  un mini-événement ou un cocktail à cette occasion. Choisissez avec soin les objets promotionnels  à distribuer à vos différentes catégories de visiteurs.

Chaque salon Reed propose des formules de stand prêt-à-exposer. Demandez-conseil à nos équipes pour un choix adapté à vos besoins et à votre budget.

• Impliquez vos collaborateurs

Exposer sur un salon Reed peut être une excellente opportunité pour fédérer et motiver vos collaborateurs. A condition d’y penser. Sur quels objectifs mobiliser vos équipes ? Comment les associer à l’événement ? Autant de questions importantes pour une bonne gestion de l’après-salon.

Pendant le salon

Dans l’effervescence du salon, votre communication doit soutenir efficacement l’accueil de vos visiteurs, vos rendez-vous en face à face et la mise en valeur de vos animations, interventions, conférences, ateliers.

• Réservez des zones d’accueil et de réception des personnes qui se rendent sur votre stand ou qui s’y arrêtent
• Donnez un rôle clair à chacun sur le stand : hôtesses, commerciaux…
• Utilisez les lecteurs de badges électroniques afin de saisir les coordonnées des clients et prospects qui vous rendent visite. En fin de journée, vous pourrez les télécharger sur un fichier.
• Ne sous-estimez pas les petites attentions et petits gestes qui touchent vos visiteurs. Accordez-leur un accueil privilégié.

Après le salon

Après salon, il est essentiel de pérenniser vos contacts. Pour cela :

• Tenez informés vos invités qui n’ont pu se rendre au salon, exploitez les contenus de l’événement pour entretenir la relation.
• Suivez les contacts initiés ou développés lors du salon.
• Identifiez les prospects visiteurs du salon qui ne sont pas passés sur votre stand en exploitant les fichiers de visiteurs de Reed.
• Effectuez un Retour d’Expérience approfondi en analysant les informations recueillies sur le salon auprès des visiteurs, de la presse, de la concurrence.

3. Gérez votre salon en mode projet

L’organisation humaine, technique et logistique du salon est votre troisième atout pour réussir votre salon et en tirer les leçons.

• Estimez à leur juste importance la charge de travail et les ressources humaines nécessaires

Pensez en particulier à faire une estimation du nombre de clients et de prospects à rencontrer, du nombre de rendez-vous escomptés et de  la force de vente requise sur place pour atteindre ces objectifs.

Reed met à votre disposition des  guides en ligne pour ne rien oublier

• Constituez une équipe-projet

Désignez une personne qui aura la responsabilité totale de la planification et du budget. Définissez les responsabilités « Qui fait quoi », donnez-vous des échéances pour ne pas travailler dans l’urgence. N’oubliez pas l’indispensable préparation de votre équipe sur le stand : sensibilisation, consignes, entraînements.

4. Budgétez, optimisez, mesurez

• Préparez votre budget détaillé pour maitriser vos coûts et mesurer le retour sur investissement

Budgéter avec précision et par poste votre budget salon vous permet de maîtriser vos investissements, mais aussi de les prioriser et de les optimiser. A l’issue du salon, vous pourrez mesurer la rentabilité de votre participation action par action, en évaluant le retour sur investissement immédiat (prises de commandes ou ventes sur le stand), différé (nombre de contacts qualifiés, valeur des leads), à moyen terme (notoriété, image…).

Reed met à votre disposition un guide exposant contenant un dossier technique très complet, des formations et des webinars pour vous y aider