Définissez vos objectifs, vos cibles et vos indicateurs de réussite

Exposer sur un salon renommé est un enjeu important pour votre entreprise. Autant se poser les bonnes questions pour optimiser votre retour sur investissement.

1.1 Quel objectifs prioritaires visez-vous sur ce salon ? Quel est votre objectif N°1 ?

Vous devez d’abord fixer soigneusement le ou les objectifs stratégiques  de votre participation au salon, et déterminer votre ou vos priorités pour ne pas vous disperser : fidéliser vos clients ? prospecter ?  développer votre notoriété ?  lancer de nouveaux produits? vous positionner sur de nouveaux marchés ?  promouvoir votre marque ? Attention, votre ou vos objectifs doivent être précis et mesurables.

1.2 Quelles sont vos cibles sur ce salon ?

Et d’abord qui inviter ? des clients, des prospects, des leaders d’opinion, des prescripteurs ? Envoyer des invitations vous donne l’opportunité d’être en contact direct avec vos clients, mais aussi avec des prospects difficilement accessibles, et s’avère un moyen direct et efficace pour augmenter les résultats de votre salon. Vous devez également identifier les exposants ou visiteurs à rencontrer sur place : journalistes, institutionnels, partenaires potentiels, visiteurs porteurs de projets. En tant qu’exposant, vous avez accès à la liste des visiteurs et exposants inscrits et à leurs profils. Une plateforme de mise en relation est à votre disposition sur de nombreux salons Reed.

1.3 Quels sont vos indicateurs de réussite ?

Se fixer des indicateurs de performance précis et chiffrés est la meilleure méthode pour atteindre vos objectifs et vous permettre de mesurer le retour sur investissement (ROI) de votre participation au salon.

Établissez votre Plan de Communication avant, pendant et après

2.1 Avant le salon

C’est l’étape clé qui conditionne la réussite de votre salon, puisque l’impact de votre participation et l’affluence sur votre stand en dépendent.

Communiquez sur votre présence au salon

Vous devez planifier et orchestrer la promotion de votre participation à l’événement : envoi des invitations à vos publics cibles, informations sur votre site web, publicité et bannière sur le site du salon. Louer les fichiers de visiteurs inscrits au salon va augmenter la fréquentation de votre stand. Pensez aux relations presse. Un dossier de presse de qualité mettant en avant vos innovations et vos produits retiendra l’attention des journalistes. Chaque salon Reed vous propose des outils promotionnels pointus pour générer du trafic et accroître l’affluence sur votre stand (invitations, rendez-vous d’affaires...). Bénéficiez d’une bonne visibilité sur le site internet du salon pour accroître votre présence dans les réseaux professionnels et étendre votre champ d’action commercial avant, pendant et après le salon.

Assurez la visibilité et la promotion de votre marque

Orchestrez la promotion de votre marque sur le salon : publicité dans le guide de visite ou le catalogue, logo sur les plans d’orientation, prise de parole et démonstration dans les différents rendez-vous du salon (ateliers, conférences, petits déjeuners, remise de prix…). N’oubliez pas de vous inscrire aux rendez-vous d’affaires. Reed met à votre disposition des opérations uniques de sponsoring pour rendre plus visible votre présence sur le salon.

Préparez votre stand

Quel stand, et quelles animations pour votre stand en fonction de votre budget et de vos objectifs sur le salon : démonstrations, concours, cocktail… Dans la mesure du possible, pensez à inviter sur votre stand des célébrités ou des personnes connues de vos marchés et à organiser  un mini-événement ou un cocktail à cette occasion. Choisissez avec soin les objets promotionnels à distribuer à vos différentes catégories de visiteurs. Chaque salon Reed propose des formules de stand prêt-à-exposer. Demandez-conseil à nos équipes pour un choix adapté à vos besoins et à votre budget.

Impliquez vos collaborateurs

Exposer sur un salon Reed peut être une excellente opportunité pour fédérer et motiver vos collaborateurs. A condition d’y penser. Sur quels objectifs mobiliser vos équipes ? Comment les associer à l’événement ? Autant de questions importantes pour une bonne gestion de l’après-salon.

2.2 Pendant le salon

Dans l’effervescence du salon, votre communication doit soutenir efficacement l’accueil de vos visiteurs, vos rendez-vous et la mise en valeur de vos animations, interventions, conférences, ateliers.

Réservez des zones d’accueil et de réception

des personnes qui se rendent sur votre stand ou qui s’y arrêtent

Donnez un rôle clair à chacun sur le stand

hôtesses, commerciaux…

Utilisez les lecteurs de badges électroniques

afin de saisir les coordonnées des clients et prospects qui vous rendent visite. En fin de journée, vous pourrez les télécharger sur un fichier.

Ne sous-estimez  pas les petites attentions et petits gestes qui touchent vos visiteurs

Accordez-leur un accueil privilégié.

2.3 Après le salon

Après salon, il est essentiel de pérenniser vos contacts :

Tenez informés vos invités qui n’ont pu se rendre au salon,

Exploitez les contenus de l’événement pour entretenir la relation.

Suivez les contacts initiés ou développés lors du salon.

Ils seront sensibles à vos remerciements pour leur passage sur votre stand.

Identifiez les prospects visiteurs du salon qui ne sont pas passés sur votre stand

Effectuez un retour d’expérience approfondi

en analysant les informations recueillies sur le salon auprès des visiteurs, de la presse, de la concurrence.

Gérez votre salon en mode projet

L’organisation humaine, technique et logistique du salon est votre troisième atout pour réussir votre salon et en tirer les leçons.

3.1 Estimez à leur juste importance la charge de travail et les ressources humaines nécessaires.

Pensez en particulier à faire une estimation du nombre de clients et de prospects à rencontrer, du nombre de rendez-vous escomptés et de la force de vente requise sur place pour atteindre ces objectifs. Reed vous ouvre un espace dédié sur le site internet du salon, où vous retrouverez vos formulaires de commande, la check-list des tâches à faire, vos factures et toutes les informations relatives à votre participation.

3.2 Constituez une équipe-projet

Désignez une personne qui aura la responsabilité totale de la planification et du budget. Définissez les responsabilités « Qui fait quoi », donnez-vous des échéances pour ne pas travailler dans l’urgence. N’oubliez pas l’indispensable préparation de votre équipe sur le stand : sensibilisation, consignes, entraînements

Budgétez, optimisez, mesurez

Préparez votre budget détaillé pour maitriser vos coûts et mesurer le retour sur investissement

Budgéter avec précision et par poste votre participation au salon vous permet de maîtriser vos investissements, mais aussi de les hiérarchiser et de les optimiser. A l’issue du salon, vous pourrez mesurer la rentabilité de votre participation action par action, en évaluant le retour sur investissement immédiat (prises de commandes ou ventes sur le stand), différé (nombre de contacts qualifiés, valeur des «leads»), à moyen terme (notoriété, image…).