Optimiser sa participation à un salon professionnel ou grand public
Reed Expositions, de part son expérience d'organisateur de 60 salons professionnels et grand public à Paris, détaille avec vous les étapes indispensables de préparation de votre salon : quels sont vos objectifs marketing, comment calculer votre retour sur investissement (ROI), comment animer votre stand et établir le budget salon.
Réussir votre salon, c’est non seulement réserver un emplacement et monter un stand mais c’est aussi et surtout communiquer. Votre investissement dans la préparation et l’organisation sera décisif avant, pendant et après salon.
1. Définissez vos objectifs de participation au salon-
2. Répondez aux principales motivations des visiteurs
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3. Construisez votre plan stratégique
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4. Etablissez votre budget salon
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5. Préparez votre communication salon (marketing direct, animer votre stand, suivi des contacts)
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6. Les conseils de l'organisateur
1. Définissez vos objectifs de participation au salon
- Exposer ses nouveaux produits
- Rencontrer de nouveaux prospects
- Promouvoir sa valeur ajoutée
- Rencontrer ses clients dans d'autres conditions
- Se démarquer par rapport à la concurrence
- Auditer son marché
- Mobiliser ses troupes
- Montrer aux tiers que l'on participe à une profession dynamique
- Consolider ou accroître son image de marque et sa notoriété
- Informer la presse professionnelle
2. Répondez aux principales motivations des visiteurs
- Découvrir des produits nouveaux, des démonstrations
- Mettre à jour leurs connaissances
- Avoir des contacts et des relations d'affaires avec leurs fournisseurs habituels ou nouveaux
- Disposer d'informations précises dans le but de préparer une commande ou un investissement
- Trouver une solution à un problème
- S’informer de manière générale
3. Construisez votre plan stratégique
- Inscrire le salon dans votre politique marketing et commerciale
- Orienter votre participation en fonction des objectifs marketing
- Inviter vos clients et les institutionnels
- Animer votre stand en fonction de vos objectifs marketing : vente, lancement de produits, image…
- Mobiliser et stimuler vos équipes
- Sélectionner des partenariats d’événements dans le cadre du salon et des outils de communication qui vous permettront de renforcer votre présence.
4. Etablissez votre budget salon
- Optimiser votre budget salon en comparant les coûts d'installation et de décoration avec les formules de stands équipés
- Raisonnez en retour sur investissement (ROI)
- Quantifier le nombre de clients et de nouveaux prospects à rencontrer, le nombre de rendez-vous à décrocher
- Prévoir des outils d'analyse : suivi du budget salon ; réunion de débriefing ; analyse des informations recueillies sur le salon auprès des visiteurs, de la presse, de la concurrence, des contacts, des relances des visiteurs accueillis sur stand, des dépenses réalisées, des commandes enregistrées de la liste, calcul du retour sur investissement (ROI).
5. Préparez votre communication salon (marketing direct, animer votre stand, suivi des contacts)
Avant salon
Communiquez sur votre présence/créer du trafic avec les outils proposés par le salon
- Editer des documents commerciaux et promotionnels
- Envoyer des cartes d’invitations à vos clients et prospects
- Communiquer sur votre participation au salon (commander des outils de communication du salon : e-mailing, publicité sur votre site internet, sur celui du salon…)
- Prévoir une action de relation presse. Remettre un dossier de presse de qualité au service de presse
- Demander à l'organisateur son plan de communication (plan média et opérations presse).
- Prévoir des actions de relations publiques : conférences de presse, présentation produits, atelier, cocktail VIP…
- Organiser votre stand : zones d’accueil et de réception des visiteurs, hôtesses, commerciaux, définition des tâches, mise au point du discours
- Animer votre stand : mettre en avant les innovations et nouveautés, démonstrations, concours, cadeaux…
- Privilégier les contacts pris sur salon : message de remerciements, envoi des documents demandés, confirmer les commandes
- Relancer les invités absents
- Contacter les personnes venues au salon mais pas sur votre stand (location de fichiers des visiteurs)
6. Les conseils de l'organisateur
- Lister les responsabilités : "qui fait quoi?"
- Lister les actions à entreprendre
- Etablir un planning
- Se donner des échéances pour ne pas travailler dans l'urgence
- Ne pas sous-estimer la masse de travail
